ビジネス英語ライティングで知っておくべき４つの鉄則

公開日 2017年2月24日更新日 2026年9月27日

メール、チャット、資料、レポートなど、仕事で英文を書く機会は多いはずです。読み手は英語ネイティブとは限らず、さまざまな国の人が読みます。だからこそ、誰が読んでも誤解なくすぐ理解できる、明確で簡潔な英文を書くことが大切です。

ここでは、日本人がビジネス英語ライティングで押さえておきたい4つの鉄則を、×→○の例文付きで紹介します。

4つの鉄則

1. 略語・スラング（テキスト言語）を使わない

SNSや友人とのメッセージで使う省略表現は、英語でtexting languageと呼ばれます。仲間内では通じても、誰もが理解できるとは限りません。ビジネスでは標準的なスペルで書きましょう。

なお、ASAP（as soon as possible）やFYI（for your information）のように、ビジネスで広く使われる略語もあります。ただし、目上の相手や初めての相手には、略さずに書くほうが無難です。

一文に情報を詰め込みすぎると、伝えたいことが埋もれてしまいます。一文にはひとつの情報を入れ、一番伝えたいことを最初に書きましょう。

×　We would like to inform you that, due to the system maintenance which is scheduled to take place next week, the service will be unavailable from 10 p.m. on Friday until 6 a.m. on Saturday, and we apologize for any inconvenience this may cause.
○　The service will be unavailable from 10 p.m. Friday to 6 a.m. Saturday due to scheduled maintenance. We apologize for any inconvenience.

依頼や質問が複数あるときは、箇条書きにすると読み手が返信しやすくなります。

同じ名詞を何度も繰り返すと、文が長く読みにくくなります。一度出てきた名詞は、代名詞に置き換えましょう。

×　Mr. Tanaka sent the report yesterday. Mr. Tanaka asked us to review the report by Friday.
○　Mr. Tanaka sent the report yesterday and asked us to review it by Friday.

代名詞は文中の役割によって形が変わります。

ただし、何を指しているかがあいまいになる場合は、名詞を繰り返したほうが親切です。たとえば「Mr. Tanaka told Mr. Brown that he would attend.」では、heがどちらを指すのかわかりません。

日本語と英語は語順も発想も異なります。日本語の文章を書いてから一語ずつ英訳すると、不自然な文や、意図と違う意味の文になりがちです。伝えたい内容を決めたら、英語でよく使われる定型表現に当てはめて書きましょう。

「資料を送付させていただきます」
- ×　I will let you send the document.（「あなたが送ることを許可します」という意味になってしまう）
- ○　Please find the document attached. / I've attached the document.
「よろしくお願いします」（依頼の後）
- ×　Please treat me well.
- ○　Thank you in advance for your help. / I look forward to hearing from you.

英文メールでよく使う定型表現は、こちらの記事にまとめています。