ビジネス英語・メール実践対応ー⓿ー英文メールの書き方ガイド

公開日 2015年9月3日更新日 2026年9月27日

外国人のカルちゃんが日本に来て驚いたことのひとつが、日本人のビジネスメールの長さです。

外国人のカルちゃん

ナニコレ・・・論文みたいな長さは一体。。。

英文ビジネスメールにも丁寧な言い回しはありますが、「いつもお世話になっております」「平素より格別のお引き立てを賜り…」のような長い定型の挨拶はほとんど使いません。決まった型（フォーマット）に沿って、用件を短く、結論から書くのが基本です。

この記事では、英文メールを構成する6つのパーツと、それぞれの定番フレーズを日本語訳つきで紹介します。場面別の書き方は、記事の最後にあるシリーズ記事（❶〜❿）をご覧ください。

英文メールの基本構成

件名（Subject）
宛名（Salutation）
書き出し（Opening）
本文（Body）
結び（Closing）
署名（Signature）

目安は「1メール1用件」「スクロールせずに読める長さ」です。

①件名（Subject）

件名を見ただけで内容と、相手に何をしてほしいかが分かるように、具体的かつ簡潔に書きます。1通のメールには1つの用件にしぼると、件名も付けやすくなります。

【例】

Request for a quote: 500 units of Model X-200
お見積りのお願い（Model X-200 500個）
Reminder: Invoice No. X-007 due on May 31
【リマインド】請求書番号X-007（5月31日期限）について
Meeting request: Q3 marketing plan
打ち合わせのお願い（第3四半期マーケティング計画）

「Hello」「Question」「Urgent」だけのような、中身が分からない件名は避けましょう。

②宛名（Salutation）

相手との関係によって使い分けます。

場面	例
初めての相手・フォーマル	Dear Mr. Smith, / Dear Ms. Tanaka,（敬称＋姓）
やり取りに慣れた相手・社内	Dear John, / Hi John,（名のみ）
担当者名が分からない	Dear Hiring Manager, / Dear Customer Service Team,（役職名・部署名）
相手がまったく特定できない	Dear Sir or Madam, / To whom it may concern,
複数の相手	Dear all, / Hi everyone, / Dear team,

女性には、既婚・未婚を問わない Ms. を使うのが一般的です（Mrs. や Miss は、本人がそう名乗っている場合に）。
相手の性別が分からない場合は、敬称を付けずに Dear Alex Taylor, のようにフルネームで書くと無難です。
相手がファーストネームで署名してきたら、次からは Dear John, や Hi John, に切り替えて構いません。
To whom it may concern は宛先が特定できない書類（推薦状など）向けの堅い表現です。メールでは、できるだけ部署名や役職名で呼びかけるほうが自然です。

③書き出し（Opening）

初めて連絡する相手には、名乗って用件へ

【例】

My name is Taro Sato, and I am in charge of marketing at ABC Corporation.
ABC株式会社でマーケティングを担当しております佐藤太郎と申します。
I was given your name by Ms. Tanaka of XYZ Inc.
XYZ社の田中様からご紹介いただき、ご連絡しております。
I am writing to ask whether you would be interested in ~.
〜にご関心がおありかどうか伺いたく、ご連絡いたしました。

日本語の「初めてメールいたします」を直訳した This is my first time to send e-mail to you. は不自然なので使いません。名乗って用件を述べれば、初めての連絡であることは伝わります。

やり取りのある相手には、ひとことだけ

【例】

Thank you for your email.
ご連絡ありがとうございます。
Thank you for sending me the report.
レポートをお送りいただきありがとうございます。
Thank you for your interest in our products.
弊社製品にご関心をお寄せいただきありがとうございます。
I hope you are doing well.
お元気でお過ごしのことと思います。（軽い挨拶。I hope this email finds you well. もよく使われます）
It has been a while since we last spoke.
ご無沙汰しております。
I am sorry for the delayed reply.
返信が遅くなり申し訳ありません。

「いつもお世話になっております」にぴったり対応する英語はありません。Thank you for your continued support.（引き続きのご愛顧に感謝いたします）は顧客や取引先へのお礼として使えますが、毎回入れる必要はなく、省略して用件に入るのが普通です。

④本文（Body）

冒頭の1〜2文でメールの目的を伝え、そのあとに詳細、最後に相手にしてほしいことを書きます。経緯や理由の説明から始めると、相手は最後まで読まないと用件が分かりません。

英文ビジネスメールの目的は、大きく次の3つに分けられます。どれに当たるのかを最初に明確にしましょう。

情報を伝える（お知らせ・報告）
情報を求める（質問・問い合わせ）
相手に行動を求める（依頼・承認・日程調整など）

目的を伝える

I am writing to ask a few questions about ~.
〜についていくつか質問があり、ご連絡しました。
I am writing to let you know about our next event.
次回のイベントについてお知らせいたします。
I am writing to follow up on our meeting last Tuesday.
先週火曜日の打ち合わせの件でご連絡しています。

以前のメールを確認する

I am following up on my email of May 10 about our new product.
新製品に関する5月10日付のメールの件で、改めてご連絡いたしました。
I just wanted to check whether you had a chance to review the report.
レポートをご確認いただけたか、念のため確認させてください。

Have you received my email? は、状況によっては相手を責めているように聞こえることがあります。上のように「フォローアップ」の形にすると柔らかくなります。

ファイルを添付する

I have attached our latest product catalog.
最新の製品カタログを添付しました。
Please find attached the report on the new product.
新製品に関するレポートを添付いたしますので、ご確認ください。（やや改まった表現）

依頼する

Could you please send me more information about this product?
この製品について詳しい情報をお送りいただけますか。
I would appreciate it if you could reply by June 7.
6月7日までにご返信いただけますと幸いです。

質問する

I have a few questions about ~.
〜についていくつか質問があります。
I would appreciate it if you could answer the following questions.
以下の質問にお答えいただけますと幸いです。

返事を待つ・次の行動を伝える

I look forward to hearing from you.
ご連絡をお待ちしております。
I will be in touch shortly to schedule a meeting.
打ち合わせの日程調整について、近日中に改めてご連絡いたします。
Please let me know if you have any questions.
ご不明な点がございましたら、お知らせください。

⑤結び（Closing）

署名の前に置く「敬具」にあたる言葉です。現在のビジネスメールでは、次のものを覚えておけば困りません。

結び	使う場面
Best regards, / Kind regards,	最も一般的。初めての相手にも社外にも使える
Regards,	やや簡潔・事務的
Best, / Thanks,	社内や親しい相手向けのカジュアルな結び
Sincerely,	応募書類やカバーレター、改まった手紙など。アメリカで多い
Yours sincerely, / Yours faithfully,	イギリス式の改まった手紙。相手の名前で始めたら sincerely、Dear Sir or Madam で始めたら faithfully

Yours truly や Respectfully yours などもありますが、日常のビジネスメールではまず使いません。結びのあとにはカンマを付け、改行して自分の名前を書きます。

⑥署名（Signature）

名前・役職・会社名・電話番号など、相手が連絡に必要な情報を入れます。長すぎる署名や画像だけの署名は避け、数行にまとめましょう。

Taro Sato
Marketing Manager
ABC Corporation
Tel: +81-3-1234-5678
www.abc-corp.example

海外の相手には、電話番号を国番号（日本は+81）から書くと親切です。

丁寧さを調整する3つのポイント

依頼は Could you / Would you で：Can you send me ~? より Could you send me ~? のほうが丁寧です。さらに丁寧にしたいときは I would appreciate it if you could ~. を使います。
短縮形（I'm, don't など）は相手と場面で判断：一般的なビジネスメールでは短縮形を使っても失礼ではありません。初めての相手や改まった内容では I am / do not と書くと無難です。相手の書き方に合わせるのがいちばん簡単です。
1文を短く：1文が2行を超えそうなら、2文に分けられないか考えましょう。

例文：初めての相手への問い合わせメール

最後に、ここまでの型を使ったメールの例です。

Subject: Inquiry about the Model X-200

Dear Ms. Brown,

My name is Taro Sato, and I am in charge of purchasing at ABC Corporation in Tokyo.

I am writing to ask about your Model X-200. We are considering ordering 500 units for our Osaka factory and would like to know the following:

The unit price for an order of 500 units

The estimated delivery time to Japan

I would appreciate it if you could send me a quote by June 7.

I look forward to hearing from you.

Best regards,

Taro Sato
Purchasing Department
ABC Corporation