ビジネス英語・メール実践対応ー❻ー注文・発注英文メールの書き方

公開日 2015年11月3日更新日 2026年9月27日

海外とモノやサービスの取引をしていると、必ず英語で注文・発注する場面が出てきます。買い手は条件が合えば発注し、売り手はその注文を確認して、請求書（invoice）の発行や出荷の手配を進めます。

注文メールで最も大切なのは、品名・数量・単価・納期・配送先を誤解なく伝えることです。ここでは場面別に、そのまま使える英語表現を紹介します。

場面別注文・発注英文メール表現

①発注する

We would like to place a trial order based on your quotation of May 10.

5月10日付のお見積もりに基づき、試験的に注文させていただきます。

→ place an order で「注文する・発注する」。trial order は「試験注文（お試し発注）」、quotation は「見積もり（見積書）」です。

We would like to order the following items:

以下の商品を注文いたします。

→ コロン（:）の後に、品名・数量・単価を箇条書きで続けます。

Could you offer us a wholesale price for the watches?

腕時計の卸値をご提示いただけますか。

→ wholesale price は「卸値」。watch の複数形は watches です。

Although this is a trial order, we hope it will lead to regular orders.

今回は試験注文ですが、今後の継続的な取引につながればと考えております。

What is your minimum order quantity?

最低発注数量はいくつでしょうか。

→ 「いくらから（何個から）注文できますか」は minimum order quantity（MOQ） を使って聞くのが一般的です。金額の下限を聞く場合は Is there a minimum order value? と言います。

②注文を変更する

「赤色を青色に変更したい」「数量を追加したい」といった変更は、できるだけ早く、変更前と変更後がはっきり分かる形で伝えましょう。

Is it still possible to change our order (PO #4567)?

注文（発注番号4567）をまだ変更することは可能でしょうか。

→ PO は purchase order（発注書）の略です。番号を書くと相手が照合しやすくなります。

We would like to change the color from red to blue.

色を赤から青に変更したいと思います。

We would like to add 20 units of item B to our order.

商品Bを20個追加で注文したいと思います。

→ unit は「個・台」など数量の単位として広く使えます。

I'm sorry for the short notice, but we are running short on time.

急なお願いで申し訳ありませんが、時間があまりありません。

→ short notice は「急な連絡」。急ぎの事情を伝えるときに添えます。

We urgently need these parts.

これらの部品が至急必要です。

→ 「どうしても必要」を desperate で表すと切羽詰まった印象が強すぎるため、ビジネスでは urgently need が無難です。

Could you confirm that you have enough stock?

十分な在庫があるかご確認いただけますか。

We would appreciate a prompt reply.

早めにご返信いただけますと大変助かります。

③受注を確認する（売り手側）

注文を受けたら、できるだけ早く受注確認を送り、買い手を安心させましょう。

Thank you for your first order with us.

初めてのご注文をいただき、誠にありがとうございます。

We are pleased to confirm your order (PO #4567).

ご注文（発注番号4567）を確かに承りました。

Your order is now being processed and is scheduled to ship on June 3.

ご注文は現在手配中で、6月3日に出荷予定です。

→ is being processed は「処理（手配）されているところ」という現在進行形の受動態です。出荷予定日も書くと親切です。

If there is anything else we can help with, please let us know.

ほかにお手伝いできることがございましたら、お気軽にお知らせください。

④受注を辞退する（売り手側）

注文をお断りする場合は、理由と代替案をセットで伝えると相手の気分を害しにくくなります。

We regret that we are unable to fulfill your order.

誠に申し訳ございませんが、ご注文にお応えすることができません。

→ fulfill an order で「注文に応じる（注文品を届ける）」。

Unfortunately, we cannot meet the requested delivery date.

あいにく、ご希望の納期には対応いたしかねます。

→ 「納期が早すぎる」と相手の要求を否定するより、cannot meet the delivery date（納期に間に合わせられない）とこちらの事情として伝えるほうが丁寧です。The earliest we can deliver is June 20.（最短で6月20日の納品となります）と代替案を添えましょう。

Unfortunately, we no longer carry the item you ordered.

あいにく、ご注文の商品は現在取り扱っておりません。

→ carry は店・会社が「（商品を）取り扱う」という意味です。

The product you ordered is temporarily out of stock.

ご注文の商品は一時的に在庫切れとなっております。

→ We expect to have it back in stock by the end of June.（6月末までに再入荷の見込みです）と入荷予定を添えると親切です。

発注メールの例文

上の表現を使うと、発注メールは次のようになります。

英文メールの書き方の基礎がそもそもあまり分からないという方は、こちらの記事をまず参照にしてみてください。

Subject: Purchase Order #4567

Dear Mr. Smith,

Thank you for your quotation of May 10. We would like to place an order for the following items:

Red T-shirts: 20 units × US$50 = US$1,000

Blue handkerchiefs: 80 units × US$20 = US$1,600

Total: US$2,600

Shipping address:
XYZ Co., Ltd.
1-1-1 Otemachi, Chiyoda-ku, Tokyo 100-0004, Japan

Please ship the goods by air freight so that they arrive by April 18.

Could you please confirm receipt of this order and let us know the expected shipping date?

Best regards,

Taro Yamada
Purchasing Department, XYZ Co., Ltd.