ビジネス英語・メール実践対応ー❾ー通知英文メールの書き方

公開日 2015年11月5日更新日 2026年9月27日

退職や異動、長期休暇などのお知らせは、社内外の多くの人に一斉に送ることが多いメールです。英語で書くときは、次の3点が必ず伝わるようにしましょう。

通知メールで伝えること

何が起きるのか（退職・異動・休業など）
いつから・いつまでか（日付を具体的に）
相手はどうすればいいか（後任者・代わりの連絡先・対応方法）

以下、場面別の例文を日本語訳とあわせて紹介します。人名・日付は自分の状況に置き換えて使ってください。

①退職を知らせる

自分の退職を知らせる

I am writing to let you know that I will be leaving ABC Corporation at the end of March.
3月末をもってABC社を退職することになりましたので、お知らせいたします。
My last day in the office will be March 31.
最終出社日は3月31日です。
It has been a pleasure working with you, and I am grateful for your support over the years.
皆さまと一緒にお仕事ができて光栄でした。長年のご支援に感謝いたします。

社外の取引先に送る場合は、後任者と連絡先を必ず書き添えます。

From April 1, Ms. Kato will be your point of contact. You can reach her at kato@abc-corp.example.
4月1日以降は加藤が担当いたします。連絡先は kato@abc-corp.example です。
I would be glad to stay in touch. You can find me on LinkedIn at ~.
今後もつながっていただけると嬉しいです。LinkedIn（〜）でご連絡いただけます。

同僚の退職を社内に知らせる

After 18 years with the company, Mr. Abe will be retiring at the end of this month.
18年間当社に勤めた阿部さんが、今月末で退職されます。
He joined the company in 2008 as a sales representative.
阿部さんは2008年に営業担当として入社しました。

→ as は前置詞で「〜として」の意味です。後ろに職種や役職を入れて、joined the company as an engineer（エンジニアとして入社した）のように使います。

He has been one of the best colleagues I have ever worked with.
阿部さんは、私がこれまで一緒に働いた中でも最高の同僚の一人です。

→ 「これまでに〜した中で最高の」は、the best ~ I have ever worked with のように現在完了形＋everで表すのが一般的です。

We are deeply grateful for his many years of service to the company.
長年にわたる会社への貢献に、心より感謝いたします。
We will be holding a farewell party for him on March 27 at 7 p.m.
3月27日午後7時から送別会を行います。

→ farewell party は「送別会」。日時と場所を具体的に書きましょう。

退職する人へのお祝いやねぎらいのメッセージは、こちらの記事で紹介しています。

関連記事「退職おめでとう」を伝える英語メッセージ・英語メール例

②異動・就任を知らせる

異動は、担当案件の引き継ぎに直結する情報です。いつから・誰が引き継ぐのかをはっきり書きましょう。

I am pleased to announce that Mr. Abe has been appointed Director of Marketing, effective April 1.
4月1日付で、阿部がマーケティング部長に就任しましたのでお知らせいたします。

→ effective + 日付 で「〜付で」「〜から有効」という意味になります。人事・制度変更のお知らせでよく使う表現です。

Starting next month, Mr. Abe will take over as head of the Marketing Department.
来月から、阿部がマーケティング部の責任者を引き継ぎます。
I will be transferring to our Osaka office on April 1.
4月1日付で大阪支社へ異動することになりました。
Ms. Kato will be taking over my accounts, and I will introduce her to you by email next week.
私の担当業務は加藤が引き継ぎます。来週、改めてメールでご紹介いたします。
Ms. Kato will take charge of the ABC project from May.
5月からは加藤がABCプロジェクトを担当します。

→ take charge of ~ は「〜を担当する・〜の責任を持つ」、take over (~) は「（〜を）引き継ぐ」という意味です。

役職名の英語表記について

役職名の英訳は会社や国によって異なり、日本の役職と1対1では対応しません。あくまで一般的な目安は次のとおりです。

英語	日本語での目安
CEO / President	社長・最高経営責任者
Vice President (VP)	副社長のほか、米国企業では部門の責任者を指すことも多い
Director / General Manager	部長・本部長クラス（取締役を指す場合もある）
Manager	課長クラス・チームの管理職

社外に知らせる場合は、自社の名刺やWebサイトで使っている英語表記に合わせましょう。詳しくは次の記事をご覧ください。

関連記事【英語履歴書必見！】役職名・部署名の英語表記一覧

③休暇・休業・不在を知らせる

年末年始や夏季休暇で会社が休業する場合や、自分が長く不在にする場合は、事前に知らせておくのがマナーです。日本の休業期間は海外と異なることが多いので、日付をはっきり書きましょう。

Please note that our office will be closed from December 29 to January 4 for the New Year holidays.
年末年始休業のため、12月29日から1月4日まで弊社は休業いたします。
We will resume normal business hours on January 5.
1月5日より通常どおり営業いたします。
I will be out of the office from August 10 to 16, with limited access to email.
8月10日から16日まで不在にしており、その間はメールの確認が限られます。
I will be traveling overseas on business next week.
来週は海外出張のため不在にします。
For urgent matters, please contact Ms. Kato at kato@abc-corp.example.
お急ぎの場合は、加藤（kato@abc-corp.example）までご連絡ください。
Thank you for your understanding.
ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

→ 「日本を離れる」と言いたいときは、I will be out of the country next week.（来週は国外におります）のように out of ~ を使います（out off は誤りです）。

不在時の自動返信（Out of Office）の例

Thank you for your email. I am out of the office from August 10 to 16 and will have limited access to email during this time. I will respond to your message after I return on August 17.

For urgent matters, please contact Hanako Kato at kato@abc-corp.example.

Best regards,
Taro Sato

メールありがとうございます。8月10日から16日まで不在にしており、その間はメールの確認が限られます。17日の出社後にご返信いたします。お急ぎの場合は加藤花子（kato@abc-corp.example）までご連絡ください。

出張の予定や手配に関するメールは、こちらの記事で詳しく紹介しています。